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Organiser un événement professionnel. Trucs & astuces

Organiser un événement professionnel, ce n’est pas simple… Cela demande à la fois un investissement en terme de temps mais aussi financier. Il faut penser à tout. Ne surtout rien oublier ! A la différence d’un événement privé entre proches, un lancement de produit, un anniversaire d’entreprise, ou un séminaire sont des moments qui engagent votre entreprise, vont renforcer ou dégrader son image.

Vous pensez ne pas y arriver ? Pas de panique ! Voici quelques règles simples qui devraient vous permettre de réussir ce challenge.

Règle numéro 1 : Définir vos objectifs et votre cible

Pour cela, il vous faut répondre à 2 questions. 

La première question : pourquoi voulez-vous organiser un événement ?

Les principaux atouts de ce type d’événement sont :

  • La création de valeur humaine : grâce à votre événement, vous allez pouvoir développer le capital humain de l’entreprise. Cela va avoir un impact sur l’équipe car ce temps d’échange va permettre une certaine ouverture d’esprit, mais également sur l’individu, avec un épanouissement professionnel et personnel plus important.
  • La création de valeur relationnelle : organiser des événements d’entreprise est un bon moyen de renforcer ses relations avec ses partenaires, ses clients, ses actionnaires, ses investisseurs, etc. Autants de relations
  • La création de valeur commerciale : une entreprise qui organise des événements marquants s’ouvre les portes de la  communication externe et cela génère des opportunités de business plus importantes.

La deuxième question sera de définir comment vous allez le réaliser.

1) définir vos objectifs

Est-ce que cette événement est destiné à faire découvrir votre entreprise aux grands publics ? Est-ce plutôt un événement interne entreprise ? À quelle échelle va s’imposer votre événement ?…

2) définir votre budget 

Un événement réussi ça se joue pendant mais aussi après le jour J ! Si vous voulez que votre événement soit rentable, il faut y réfléchir et estimer le budget idéal qui vous permettra de réaliser un événement à votre image tout en restant dans les cloues.

3) définir votre cible

Un événement, ça peut être à destination de vos collaborateurs, comme dans le cadre d’un événement interne, ou bien pour développer vos relations clients ou prospects, comme dans le cadre d’un lancement de produit. 

Règle numéro 2 : Trouver un lieux qui marquera vos invités !

Peu importe que cette événement soit interne ou externe à l’entreprise, il est primordiale de définir qui seront les invités, quels sont leurs valeurs, principes, comment toucher leur sensibilité et quelles sont leurs attentes.

Le lieu où se déroulera votre événement est un aspect important à considérer dans la réussite de celui-ci ! Quelque soit sa nature, une réunion d’entreprise, un séminaire, un cocktail, une inauguration de produits ou encore un lancement de marque, il faut que cela colle à l’image de votre entreprise et que les invités puissent retrouver votre identité.

Il faut que vous définissiez le type de lieu que vous souhaitez réserver : cela peut être dans un endroit atypique ou bien plus traditionnel… 

Règle numéro 3 : Choisir le thème adapté

Il est toujours compliqué de trouver le thème adéquat. Et celui-ci peut permettre à l’événement de prendre un aspect mémorable auprès des convives.

Selon vos objectifs, cibles et budget, votre thème sera différent. et c’est pour cela qu’il faut laisser parler votre créativité et votre inventivité.

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