A chaque réception, son lot de stress et ses centaines de questions notamment pour trouver un espace adapté pour réunir famille, amis ou collaborateurs. Pour vous aider, nous vous avons concocté 10 questions à poser avant de louer une salle pour que votre événement soit réussi… et inoubliable.
Tout d’abord il va falloir cibler les biens en cohérence avec votre profil.
•Choisir en fonction de son budget
C’est la pierre angulaire de votre projet. Le budget détermine les lieux que vous pouvez ou non vous permettre, le nombre d’invités que vous pouvez mettre à l’aise, la période à laquelle vous pouvez espérer louer, en bref il est important de budgétiser votre soirée.
•Le nombre d’invités
C’est une donnée parallèle du budget. En effet dans certains cas, c’es le nombre d’invité qui va dicter le budget à allouer pour chacune des composante de votre évènement, ainsi formez une liste la plus exhaustive possible du nombre d’invités en gardant bien en tête à qui vous avez à faire. (professionnels, amis, famille, enfants…)
•Le type d’évènement
Évènement sportif, mariage, séminaire, pop up store ?.. Déterminer le type d’évènement est essentiel afin que votre lieu soit en cohérence non seulement avec l’évènement, mais aussi que les personnes invitées se sentent à l’aise.
•Déterminer la zone géographique
Selon que vous soyez en ville ou en province vous n’aurez généralement pas accès aux même types de biens, il est donc nécessaire de prendre en compte votre localisation, n’oubliez pas que certains invités peuvent être réticent à parcourir plusieurs centaines de kilomètres !
Les 10 questions à poser avant de réserver une salle :
1- Quelle est la capacité d’accueil maximale pour un dîner assis, un cocktail debout ? Il faut compter 2m² par personne pour un dîner assis et 1 m ² pour un buffet. A vos calculettes !
2- Que comprend précisément le tarif proposé : uniquement la location des murs ou tout le matériel de réception (chaises, tables, vaisselle…) ?
3- Pendant combien de temps disposez-vous de la salle ? Quel est l’éventuel coût par heure de dépassement ?
4- Le traiteur est-il imposé par le propriétaire des lieux ou est-il possible de faire venir celui de son choix ? Y a-t-il une redevance supplémentaire selon le traiteur ?
5- Est-il possible de danser, de faire venir un DJ et d’autres animateurs ?
6- A-t-on le droit de décorer librement la salle ?
7- Votre évènement sera-t-il le seul prévu ce jour-là ou devrez-vous partager la vedette et les locaux avec une autre réception ?
8- Est-il possible d’organiser un buffet à l’extérieur, de faire installer une tente ? Qu’est-il prévu en cas d’intempéries ?
9- Est-il possible de bénéficier d’une tarif négocié selon certaines conditions : location en semaine, hors-saison ?
10- Quelles sont les modalités de paiement : versement d’un acompte ou d’arrhes, possibilités de régler en plusieurs fois, recours en cas d’annulation ?
Désormais le format des plateformes de location « à l’heure » est de plus en plus répandu. Ainsi au-delà du budget et des invités, vous pouvez déterminer la durée parfaite pour votre évènement afin d’économiser encore plus!
Et si vous souhaitez carrément acheter cette salle, pensez à contacter les bons professionnels de l’immobilier, négociateurs immobiliers comme courtiers immobiliers.